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L’indicateur 17 ouvre le Critère 4 — Moyens et ressources mises en oeuvre du référentiel Qualiopi. Après avoir conçu la prestation (Critère 2) et assuré son bon déroulement pédagogique (Critère 3), il faut désormais prouver que votre organisme met effectivement à disposition les moyens humains et techniques nécessaires pour atteindre les objectifs annoncés. C’est une exigence de cohérence entre ce que vous promettez dans vos programmes et ce que vous déployez réellement sur le terrain.

Cet indicateur est souvent sous-estimé par les organismes qui considèrent leurs moyens comme « allant de soi ». Pourtant, l’auditeur ne se contente pas de constater que vous disposez de salles et de formateurs. Il vérifie l’adéquation de ces ressources avec les objectifs pédagogiques, la nature des publics accueillis et les conditions dans lesquelles se déroulent les prestations. La traçabilité de cette adéquation est la clé de la conformité.

Pour une vue d’ensemble de tous les indicateurs et de leur logique, consultez notre guide complet des 32 indicateurs Qualiopi.

Ce que dit le référentiel

Texte officiel — Indicateur 17

Le prestataire met à disposition ou s'assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d'un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques, etc.).

Trois dimensions structurent cette exigence. La première concerne les moyens humains : les formateurs, tuteurs, référents et tout intervenant mobilisé doivent être en nombre suffisant et disposer des compétences requises. La deuxième porte sur les moyens techniques : matériel pédagogique, outils numériques, plateformes LMS, équipements spécialisés selon le domaine de formation. La troisième dimension vise l’environnement approprié : locaux accessibles, conditions de travail propices à l’apprentissage, respect des normes de sécurité et d’hygiène.

Ce que l’auditeur attend concrètement

En pratique, l'auditeur cherche à valider ceci

Démontrer l'adéquation des locaux, équipements et moyens humains avec les objectifs définis pour chaque prestation.

Concrètement, l'auditeur demandera à voir les documents attestant de la disponibilité de vos moyens : bail ou convention de mise à disposition des locaux, inventaire du matériel pédagogique, CV et qualifications des intervenants, captures d'écran de votre plateforme LMS le cas échéant. Il vérifiera que vos locaux respectent les normes d'accessibilité (registre public d'accessibilité) et de sécurité (DUERP à jour). Lors d'un audit sur site, il pourra constater visuellement l'état des moyens déployés.

L’auditeur portera une attention particulière à la cohérence entre les moyens annoncés dans vos programmes de formation et ceux réellement disponibles. Si votre programme mentionne des travaux pratiques sur machines et que vous ne disposez d’aucun plateau technique, l’incohérence sera immédiatement relevée.

Applicabilité par type de prestation

AFC

Obligatoire

CBC

Obligatoire

VAE

Obligatoire

CFA

Obligatoire

L’indicateur 17 s’applique à l’ensemble des quatre catégories de prestataires. Qu’il s’agisse d’actions de formation, de bilans de compétences, de VAE ou d’apprentissage, chaque organisme doit démontrer l’adéquation de ses moyens. C’est l’un des indicateurs universels du référentiel, ce qui reflète son caractère fondamental : aucune prestation de qualité ne peut être délivrée sans les ressources appropriées.

Spécificités par type de prestation

Bilans de compétences (CBC) : confidentialité et habilitations

Pour les bilans de compétences, l'environnement approprié prend une dimension particulière. L'auditeur vérifiera que les locaux garantissent la confidentialité des entretiens : bureau fermé, insonorisation suffisante, absence de passage. Si vous proposez des bilans en visioconférence, vous devrez démontrer que la plateforme utilisée garantit la confidentialité des échanges. Pour les organismes habilités à administrer des tests psychométriques (MBTI, RIASEC, etc.), l'auditeur pourra demander les habilitations des praticiens et les licences d'utilisation des outils.

Preuves attendues par l’auditeur

L’auditeur vérifiera que vous disposez de ressources concrètes et documentées. Voici les catégories de preuves recevables pour démontrer votre conformité sur cet indicateur.

1

Documents relatifs aux locaux et à l'environnement

Bail commercial ou convention de mise à disposition, registre public d'accessibilité, diagnostic d'accessibilité ERP, attestation de conformité des locaux. Pour les formations en entreprise, la convention de mise à disposition des locaux du client peut servir de preuve. Pour le distanciel, les captures d'écran de votre outil de visioconférence ou de votre plateforme LMS tiennent lieu de preuve d'environnement technique.

2

Document Unique d'Evaluation des Risques Professionnels (DUERP)

Le DUERP est un document obligatoire pour tout employeur et l'auditeur le demande fréquemment comme preuve de la prise en compte de la sécurité de l'environnement de travail. Il doit être à jour (mis à jour au moins annuellement ou lors de tout changement significatif) et accessible aux salariés et intervenants.

3

Inventaire du matériel et des équipements pédagogiques

Liste du matériel mis à disposition des apprenants (ordinateurs, vidéoprojecteurs, logiciels, outils métier spécifiques), contrats de maintenance ou de licence, captures d'écran des plateformes numériques utilisées. Pour les formations techniques, les fiches d'entretien du matériel renforcent la démonstration de conformité.

4

Moyens humains : CV, qualifications et conventions

CV actualisés des formateurs et intervenants, attestations de qualification, contrats de travail ou de prestation, conventions de sous-traitance le cas échéant. L'auditeur vérifie que les profils mobilisés correspondent aux compétences requises par les programmes de formation. La cohérence entre le CV du formateur et le contenu qu'il délivre est un point de vérification systématique.

5

Plateformes numériques et outils LMS

Pour les formations à distance ou hybrides, les captures d'écran de votre plateforme LMS, les identifiants de démonstration ou les parcours types constituent des preuves pertinentes. L'auditeur vérifiera que la plateforme est fonctionnelle, accessible et adaptée aux parcours proposés. Les logs de connexion et les rapports de suivi apprenant renforcent la démonstration.

Checklist de conformité

Avant de passer l’audit, vérifiez que chaque élément ci-dessous est bien en place dans votre organisation.

N°Point de contrôleOK
1Un dossier technique recense l'ensemble des moyens matériels et humains mobilisés pour chaque prestation (locaux, équipements, intervenants, plateformes numériques)☐
2Le registre public d'accessibilité est à jour et consultable, et les locaux respectent les normes ERP en vigueur pour l'accueil des personnes en situation de handicap☐
3Le DUERP est à jour (dernière mise à jour datant de moins d'un an ou actualisé lors du dernier changement significatif) et accessible à l'ensemble des collaborateurs☐
4Les CV des formateurs et intervenants sont actualisés et en cohérence avec les contenus de formation qu'ils délivrent, et les contrats ou conventions de prestation sont archivés☐
5Une liste des moyens techniques (matériel, logiciels, plateformes LMS) est maintenue à jour, avec les licences et contrats de maintenance correspondants☐

Nos conseils pratiques

Constituez un dossier technique par prestation

Regroupez dans un document unique l'ensemble des moyens affectés à chaque formation : salle utilisée, matériel mis à disposition, formateur(s) intervenant(s), plateforme numérique le cas échéant. Ce dossier technique devient votre pièce maîtresse lors de l'audit. Il permet à l'auditeur de vérifier en un coup d'oeil la cohérence entre vos programmes et les ressources mobilisées, sans avoir à chercher les preuves dans plusieurs endroits.

Mettez le registre d'accessibilité et le DUERP à jour régulièrement

Ces deux documents sont systématiquement demandés par les auditeurs et constituent des points de vérification rapides. Un registre d'accessibilité obsolète ou un DUERP datant de trois ans envoient un signal négatif sur votre démarche qualité globale. Planifiez une mise à jour annuelle de ces documents et conservez les versions antérieures pour montrer l'historique de vos améliorations.

Tenez un inventaire à jour de vos moyens techniques

Un simple tableur listant vos équipements, logiciels, licences et leur date de renouvellement constitue une preuve solide et facile à maintenir. Ajoutez-y les contrats de maintenance et les factures d'acquisition pour renforcer la traçabilité. Cette liste devient particulièrement importante si vous utilisez des outils numériques (LMS, outils de visioconférence, logiciels métier) dont les licences doivent rester actives.

Si vous êtes indépendant, documentez chaque mise à disposition

Un formateur indépendant ne dispose pas nécessairement de locaux propres, et ce n'est pas un problème. En revanche, vous devez pouvoir prouver que les moyens sont disponibles pour chaque prestation : convention de mise à disposition signée par le client, contrat de location de salle, abonnement à une plateforme LMS. L'essentiel est la traçabilité, pas la propriété des moyens.

Non-conformités : ce qui fait échouer l’audit

L’indicateur 17 prévoit les deux niveaux de non-conformité. La distinction repose sur le caractère ponctuel ou systémique du défaut constaté par l’auditeur.

Non-conformité mineure

Un défaut ponctuel est constaté dans la mise à disposition des moyens. Par exemple, le DUERP n'a pas été mis à jour depuis dix-huit mois, un registre d'accessibilité est incomplet, ou le CV d'un formateur n'est pas actualisé pour une nouvelle prestation ajoutée récemment. L'auditeur constate que la démarche globale est en place mais qu'un point spécifique nécessite une correction. Un délai de mise en conformité vous sera accordé.

Non-conformité majeure

Un défaut répétitif ou systémique affecte la mise à disposition des moyens. Absence totale de DUERP, locaux manifestement inadaptés aux formations dispensées, aucun inventaire des moyens techniques, formateurs intervenant sans qualification traçable, plateforme LMS inaccessible ou non fonctionnelle. L'auditeur constate que l'organisme ne peut pas démontrer l'adéquation de ses ressources avec ses prestations. Cette situation compromet directement l'obtention ou le maintien de la certification Qualiopi.

Questions fréquentes

Quels moyens techniques l’auditeur vérifie-t-il lors de l’indicateur 17 ?

L’auditeur vérifie l’adéquation de l’ensemble des moyens techniques mobilisés pendant la prestation : locaux (salles de formation, plateaux techniques, espaces de travail), équipements (vidéoprojecteurs, ordinateurs, matériel métier), outils numériques (plateforme LMS, outil de visioconférence, logiciels pédagogiques) et documents de conformité (registre d’accessibilité, DUERP). Il ne se limite pas à constater l’existence de ces moyens : il vérifie qu’ils sont adaptés aux objectifs de formation et au public accueilli, y compris en matière d’accessibilité pour les personnes en situation de handicap.

Un formateur indépendant sans locaux propres peut-il satisfaire l’indicateur 17 ?

Absolument. L’indicateur 17 ne demande pas de posséder des locaux mais de « mettre à disposition ou s’assurer de la mise à disposition » des moyens adaptés. Un formateur indépendant peut donc s’appuyer sur les locaux de ses clients (convention de mise à disposition), sur des salles louées ponctuellement (contrats de location), ou sur des plateformes numériques pour les formations à distance (abonnement LMS, outil de visioconférence). L’essentiel est de documenter systématiquement les moyens mobilisés pour chaque prestation et de prouver leur adéquation avec les objectifs pédagogiques annoncés.

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