Mode d'emploi
Cette roadmap découpe la préparation à l'audit Qualiopi en 8 étapes sur 90 jours. Chaque étape indique le jalon à atteindre, les livrables attendus et un point de contrôle. Imprimez-la, affichez-la dans votre espace de travail, et cochez chaque jalon au fur et à mesure. Les délais sont indicatifs : adaptez-les à votre rythme, mais respectez l'ordre des étapes.
Cette roadmap suppose que vous partez de zéro. Si vous avez déjà une partie de votre documentation en place, ajustez les dates de démarrage. L'important est de ne pas inverser l'ordre : chaque étape s'appuie sur la précédente.
Phase 1 — Poser les fondations (J-90 à J-70)
| Étape | Jalon | Livrables | Deadline | OK |
|---|
| 1. Structurer l'arborescence | Dossiers créés par critère et indicateur | Arborescence documentaire vide mais organisée (7 dossiers critères + sous-dossiers) | J-88 | ☐ |
| 2. Rédiger les documents cadre | Documents transversaux rédigés et datés | Règlement intérieur, CGV, modèle convention, attestation fin de formation, certificat de réalisation | J-75 | ☐ |
Phase 2 — Construire le système (J-70 à J-40)
| Étape | Jalon | Livrables | Deadline | OK |
|---|
| 3. Formaliser le parcours pédagogique | Programmes alignés avec les preuves attendues | Programmes datés, fiches pédagogiques, grilles d'évaluation, supports de formation versionnés | J-60 | ☐ |
| 4. Mettre en place les process qualité | Procédures écrites et première trace d'application | Procédure satisfaction, procédure réclamation, procédure veille, procédure amélioration continue | J-50 | ☐ |
| 5. Constituer les dossiers stagiaires | 1 dossier complet par formation (minimum) | Convocation, émargement, évaluation pré/post, satisfaction, certificat de réalisation | J-40 | ☐ |
Phase 3 — Consolider et contrôler (J-40 à J-15)
| Étape | Jalon | Livrables | Deadline | OK |
|---|
| 6. Alimenter les indicateurs transversaux | Veille, handicap, sous-traitance documentés | Registre de veille avec traces, référent handicap identifié, conventions sous-traitance (si applicable) | J-30 | ☐ |
| 7. Passer la grille de cohérence | Zéro incohérence entre supports | Grille de cohérence complétée (site web = programme = devis = livret d'accueil) | J-20 | ☐ |
Phase 4 — Préparation finale (J-15 à J-0)
| Étape | Jalon | Livrables | Deadline | OK |
|---|
| 8. Répétition et dernier contrôle | Dossier complet, discours rodé | Simulation d'audit (30 min), vérification accès aux documents, séquence de présentation prête | J-7 | ☐ |
Points de contrôle récapitulatifs
| Checkpoint | Quand | Question clé | OK |
|---|
| Arborescence en place | J-85 | Chaque indicateur a un dossier avec au moins un document ? | ☐ |
| Documents cadre complets | J-70 | Règlement intérieur, CGV, convention : tous datés et signés ? | ☐ |
| Programmes formalisés | J-55 | Chaque formation a un programme daté avec objectifs, durée, évaluation ? | ☐ |
| Process qualité actifs | J-45 | Chaque procédure a au moins une trace d'application réelle ? | ☐ |
| Dossiers stagiaires complets | J-35 | Au moins un dossier stagiaire par formation est complet de A à Z ? | ☐ |
| Cohérence vérifiée | J-15 | Aucune divergence entre site web, programmes, devis et livret ? | ☐ |
| Répétition faite | J-5 | Vous savez présenter votre organisme en 5 min et retrouver n'importe quel document en 30 secondes ? | ☐ |
Astuce : fixez un créneau hebdomadaire dédié (2 à 3 heures). Avancer un peu chaque semaine est plus efficace que de tout faire en urgence la dernière semaine. Si vous bloquez sur une étape plus de 3 jours, passez à la suivante et revenez-y ensuite.