Qui fixe la durée de votre audit
La durée d'un audit Qualiopi ne se négocie pas au cas par cas. Elle est fixée par l'annexe de l'arrêté du 6 juin 2019 modifié, qui définit un barème national applicable à tous les organismes certificateurs accrédités. Votre certificateur choisit son tarif journalier, son calendrier et ses auditeurs. Il ne choisit pas le nombre de jours.
Beaucoup d'organismes de formation l'ignorent. Ils reçoivent un devis qui annonce deux jours d'audit là où le barème en prévoit un et demi, et le règlent sans poser de question, faute de savoir qu'une règle écrite existe. L'écart se chiffre vite : à 1 200 euros la journée, une demi-journée facturée en trop représente 600 euros hors taxes, sur une certification qui conditionne votre accès aux financements publics et mutualisés.
Les quatre paramètres qui déterminent la durée
Le barème croise quatre éléments, et quatre seulement, pour les situations courantes. Tout le reste, la taille de vos équipes, votre ancienneté, la complexité de votre catalogue, n'entre pas dans le calcul.
| Paramètre | Ce qu'il change |
|---|---|
| Le type d'audit | Un audit initial part d'un jour de base, une surveillance d'une demi-journée, un renouvellement d'un jour. C'est le socle sur lequel tout le reste s'ajoute. |
| Les catégories certifiées | Actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l'expérience, apprentissage. Chacune ajoute son propre supplément. |
| Le chiffre d'affaires formation | Trois tranches, avec des seuils à 150 000 et 750 000 euros. C'est le chiffre d'affaires déclaré dans votre bilan pédagogique et financier qui fait foi. |
| Les sites échantillonnés | Chaque site retenu par le certificateur en plus du site principal ajoute une demi-journée. |
Deux situations particulières allègent ou alourdissent la base. Un organisme déjà titulaire d'une certification ou d'un label qualité reconnu voit son audit initial ramené à une demi-journée de base. À l'inverse, la surveillance d'un organisme qui était nouvel entrant au moment de sa première certification est plus longue : l'auditeur y découvre une activité qui n'existait pas encore lors de l'audit initial.
Comment se lit le barème : une addition, pas un maximum
C'est l'erreur de lecture la plus fréquente, et elle coûte cher dans les deux sens. Les suppléments de périmètre s'additionnent. Ils ne se substituent pas à la durée de base et ne se compensent pas entre eux.
Prenons un organisme en audit initial, à 300 000 euros de chiffre d'affaires formation, qui porte trois catégories sur son certificat. Sa durée n'est pas d'un jour, ni du plus élevé des trois suppléments : elle est d'un jour de base auquel s'ajoutent une demi-journée par catégorie, soit deux jours et demi. Ajoutez deux sites échantillonnés et vous êtes à trois jours et demi.
Cochez uniquement les catégories réellement inscrites sur votre certificat. Une catégorie que vous avez demandée mais qui ne figure pas sur le document ne compte pas, et une catégorie que vous avez oubliée fausse le calcul dans l'autre sens.
Pourquoi deux devis peuvent différer sans que personne ne triche
Un écart entre votre devis et le barème n'est pas nécessairement une facturation abusive. Trois explications reviennent régulièrement, et elles méritent d'être vérifiées avant d'écrire à votre certificateur.
Le périmètre retenu n'est pas celui que vous croyez
C'est de loin la première cause. Le certificateur a instruit votre demande sur quatre catégories quand vous en aviez deux en tête, ou l'inverse. Un devis qui annonce moins de jours que le barème est d'ailleurs rarement une bonne nouvelle : il signale souvent un périmètre mal compris, qui se rattrapera au moment de l'audit.
Des sites que vous n'aviez pas comptés
L'échantillonnage des sites est décidé par le certificateur, pas par vous. Deux sites retenus valent un jour entier de plus.
Une modulation prévue par l'arrêté mais absente de ce simulateur
L'arrêté prévoit d'autres cas que cet outil ne modélise pas volontairement : une sous-traitance importante, la formation en situation de travail, certaines organisations multi-sites complexes, les regroupements d'organismes. Ces situations peuvent allonger légitimement la durée. Elles doivent alors vous être expliquées.
Ce que vous pouvez demander à votre certificateur
Vous pouvez demander la justification écrite de l'écart. C'est une demande normale, qui ne vous met pas en conflit avec votre certificateur et à laquelle un organisme accrédité sait répondre. La formulation compte : vous ne l'accusez de rien, vous constatez un écart entre son devis et un barème public et vous demandez ce qui le motive.
Pensez aussi à ramener chaque devis à son prix à la journée, en divisant le montant hors taxes par le nombre de jours annoncés. C'est la seule façon de comparer deux propositions qui ne portent pas sur le même volume. Un devis à 3 000 euros pour deux jours est plus cher qu'un devis à 4 000 euros pour trois jours, et la comparaison brute des montants dit exactement le contraire.
Questions fréquentes
Qui fixe la durée d'un audit Qualiopi ?
La durée est fixée par l'annexe de l'arrêté du 6 juin 2019 modifié, qui définit un barème national applicable à tous les organismes certificateurs accrédités. Le certificateur fixe son tarif journalier et son calendrier, pas le nombre de jours.
Un audit de surveillance dure-t-il moins longtemps que la certification initiale ?
Oui dans la plupart des cas. La surveillance part d'une demi-journée en dessous de 750 000 euros de chiffre d'affaires formation, contre un jour pour un audit initial. La surveillance d'un organisme qui était nouvel entrant lors de son audit initial est en revanche plus longue.
Plusieurs catégories certifiées allongent-elles la durée de mon audit ?
Chaque catégorie retenue ajoute son propre supplément, et ces suppléments s'additionnent. Un organisme qui porte les actions de formation, les bilans de compétences et la validation des acquis de l'expérience cumule les trois, il ne retient pas le plus élevé.
Combien de temps ajoute un site supplémentaire ?
Chaque site échantillonné par le certificateur en plus du site principal ajoute une demi-journée à la durée totale de l’audit.
Que faire si mon devis annonce plus de jours que le barème ?
Demandez au certificateur la justification écrite de l'écart. Certaines situations, comme une sous-traitance importante, la formation en situation de travail ou une organisation multi-sites complexe, peuvent légitimement allonger l'audit, mais elles doivent être motivées.
Comment comparer deux devis de certification qui ne portent pas sur le même nombre de jours ?
En ramenant chaque devis à son prix à la journée, c'est-à-dire en divisant le montant hors taxes par le nombre de jours annoncés. C'est la seule base de comparaison valable entre deux propositions dont le volume diffère.
Préparer l'audit lui-même est un autre chantier. Connaître sa durée réglementaire évite de payer une journée de trop ; réussir l'audit demande un dossier qui tient debout, indicateur par indicateur. Si vous voulez faire le point sur votre situation, réservez un appel gratuit ou parcourez notre guide de la certification Qualiopi.